Come non perdersi multe, rimborsi e avvisi sulle tasse

Negli ultimi anni la rivoluzione digitale ha cambiato molti aspetti della nostra vita, rendendo molte cose più rapide e più facili. Non fa eccezione la comunicazione delle pubbliche amministrazioni, sia quando devono comunicare qualcosa di unico ed eccezionale a più persone possibili (come nel caso di allerte meteo o per altre emergenze), sia quando la comunicazione è specifica e diretta a un singolo individuo (come nel caso di multe, tributi o rimborsi).

La digitalizzazione di questo ultimo processo comporta diversi vantaggi: sia per gli enti pubblici, che risparmiano sui costi di spedizione, sia per i cittadini che risparmiamo tempo e non devono più fare code per il ritiro delle comunicazioni cartacee o conservare i documenti stampati (grazie alla possibilità di scaricarli e archiviarli in digitale), sia per l’ambiente, data la riduzione del consumo di carta e delle emissioni per il trasporto.

In qualche caso può capitare però che alcuni canali di comunicazione non sempre vengano utilizzati correttamente o con la giusta frequenza, rendendo meno fluido il dialogo fra cittadino e istituzioni. È il caso di quegli strumenti e luoghi digitali, come ad esempio i portali di alcuni comuni, in cui ci vengono inviate comunicazioni anche importanti, ma che non consultiamo sempre. Uno strumento che consenta allo Stato di comunicare con i cittadini quindi non deve essere soltanto rapido e sicuro, ma deve anche stare all’interno di una rete in cui il cittadino si muove agevolmente e abitualmente.

Questa rete è il cosiddetto “ecosistema di infrastrutture digitali” che la società PagoPA sta contribuendo a realizzare dalla sua nascita cinque anni fa: un sistema interconnesso di soluzioni tecnologiche attraverso cui il cittadino può ricevere comunicazioni in modo semplice e diretto. PagoPA è infatti una società partecipata dallo Stato attraverso il Ministero dell’Economia e delle Finanze, con l’indirizzo del Dipartimento per la Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri, il cui obiettivo è appunto progettare e costruire piattaforme per diffondere servizi pubblici digitali facili e sicuri da usare.

Fanno parte di questo “ecosistema di infrastrutture digitali” sia pagoPA, che ha lo stesso nome della società ma indica in questo caso il sistema dei pagamenti a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi in Italia, sia l’app IO, lanciata nel 2020, che serve appunto ad assicurare l’accesso dal proprio smartphone a numerosi servizi della pubblica amministrazione, attraverso le proprie credenziali SPID o, in alternativa, con la carta d’identità elettronica (CIE).

Da luglio del 2023 si è aggiunta inoltre una nuova piattaforma, pensata per digitalizzare e semplificare l’invio di notifiche degli atti amministrativi. È un ulteriore tassello di quella digitalizzazione del Paese in atto ormai da diversi anni. Si chiama SEND – Servizio Notifiche Digitali – e permette di ricevere in digitale le comunicazioni a valore legale (notifiche) emesse in via ufficiale da un’amministrazione pubblica.

Le notifiche possono essere relative ad esempio a multe, avvisi di accertamento di tributi o rimborsi. Queste “notifiche” non vanno confuse con le “notifiche push”, cioè i brevi messaggi che ognuno di noi riceve ad esempio sul telefonino. Infatti l’invio e la ricezione di queste comunicazioni producono degli effetti giuridici sia nei confronti di chi le invia sia di chi le riceve. Per esempio, se si riceve una multa per violazione del codice stradale, la data in cui la si riceve incide sull’importo da pagare o sulla possibilità di contestarla. Fino ad ora queste comunicazioni venivano inviate quasi sempre tramite raccomandata cartacea. Adesso, invece, per chi lo desidera, si possono ricevere in digitale grazie appunto a SEND.

In primo luogo, si può accedere al servizio attraverso l’App IO. SEND è infatti integrata all’interno dell’app, basta attivare il servizio con un clic nella sezione Servizi: quando un ente invia una comunicazione a valore legale tramite SEND il destinatario riceve un messaggio dall’app. Può quindi visualizzare gli atti notificati in allegato e, grazie all’integrazione con pagoPA, pagare subito eventuali importi senza mai uscire dall’app né dover di nuovo autenticare con SPID o CIE. L’operazione quindi diventa molto semplice.

Oltre che dall’app è possibile ricevere le notifiche anche da altri canali. SEND permette infatti al cittadino di scegliere liberamente dove e in che modo farsi notificare le comunicazioni a valore legale, a seconda delle proprie abitudini. Si può accedere a SEND anche sul sito della piattaforma stessa attraverso SPID o CIE, e quindi poi impostare le modalità con cui ricevere le notifiche legali nella sezione “I tuoi recapiti”. Se qui il cittadino indica una PEC, riceverà a quell’indirizzo l’avviso di avvenuta ricezione, cioè il documento che lo informa della presenza su SEND di una notifica che lo riguarda. In tal caso, per visualizzare i documenti notificati e pagare eventuali spese, dovrà accedere a SEND con SPID o CIE, seguendo le indicazioni riportate nel link ricevuto via pec (è possibile anche che il sistema via pec sia già attivo per alcuni utenti, se hanno lasciato il loro recapito in alcuni registri pubblici come INAD).

Se l’utente invece inserisce sempre nella sezione “I tuoi recapiti” un’e-mail o un numero di cellulare, quando c’è una notifica riceve un messaggio di cortesia su questi canali. Per visualizzare i documenti e pagare eventuali spese, deve accedere a SEND con SPID o CIE seguendo le indicazioni. Se l’utente non inserisce un recapito digitale su SEND o il proprio domicilio digitale (pec) nei registri pubblici, continuerà a ricevere la notifica, comprensiva dei documenti, tramite raccomandata cartacea. Ulteriori dettagli del funzionamento di SEND sono spiegati qui.

La progressiva diffusione di SEND e la sua adozione da parte degli enti pubblici sul territorio nazionale permetteranno di gestire tutte le pratiche relative al processo di notificazione interamente in digitale, dalla ricezione al pagamento dei relativi importi se previsto. E questo è un vantaggio: SEND permette al cittadino di essere subito informato di una comunicazione a valore legale che lo riguarda, evitare code agli sportelli per il ritiro degli avvisi e risparmiare sul costo della notifica; allo stesso tempo permette agli enti di semplificare le procedure e risparmiare sui costi per l’invio dei documenti, contribuendo alla sostenibilità ambientale. La piattaforma è stata finanziata dal Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR), il grande piano europeo di riforme e investimenti. A ottobre del 2024 gli enti pubblici (per la stragrande maggioranza comuni) che hanno già iniziato a inviare notifiche tramite la piattaforma sono più di 3.600.