L’annoso problema dei rimborsi spesa

Uno dei temi che stanno più a cuore ai dipendenti che si spostano per lavoro è quello dei rimborsi spesa. In molti settori i lavoratori anticipano le spese per le trasferte, il carburante, i pasti o gli acquisti legati all’attività lavorativa e devono poi attendere il rimborso da parte dell’azienda. Quando le procedure sono lente o poco chiare, questo meccanismo può diventare fonte di frustrazione e di tensioni nel rapporto di lavoro, perché il dipendente si trova di fatto a sostenere temporaneamente costi che non dovrebbero pesare su di lui. Non è infatti soltanto una questione amministrativa, ma anche di fiducia: quando i dipendenti sanno di non dover anticipare a lungo costi, il rapporto con il datore di lavoro è più sereno. Senza contare che, anche per l’azienda, il processo di gestione dei rimborsi può diventare complesso.

Negli ultimi anni diverse aziende hanno quindi cercato di rendere il sistema dei rimborsi più efficiente introducendo strumenti digitali, carte aziendali dedicate o piattaforme per la gestione automatizzata delle spese. L’obiettivo è ridurre i tempi di approvazione e pagamento e aumentare la trasparenza, evitando errori o contestazioni. Nonostante questi passi avanti, però, il problema resta diffuso soprattutto nelle organizzazioni più grandi o in quelle con procedure amministrative complesse, dove i rimborsi possono richiedere settimane o mesi. Recentemente, con la legge di bilancio 2025, anche il governo ha introdotto una norma che spinge a una maggiore digitalizzazione del settore dei rimborsi.

Dal primo gennaio 2025, infatti, le spese per le trasferte, come vitto, alloggio, taxi e trasporti privati, possono essere rimborsate senza tassazione per il dipendente solo se sono state pagate con strumenti tracciabili, come carta di credito, bancomat o bonifico. Nella stessa legge di bilancio c’è anche un’altra norma interessante per i dipendenti che si spostano per lavoro: è stato infatti modificato il modo in cui vengono tassate le auto aziendali concesse per uso promiscuo, cioè sia aziendale sia privato, ed è stato introdotto un sistema che favorisce nettamente i veicoli elettrici. In concreto, scegliere un’auto elettrica aziendale, oltre a essere una scelta più sostenibile, garantisce anche di pagare molte meno imposte rispetto a chi sceglie un modello a combustione.

Anche per quanto riguarda le auto elettriche, la rendicontazione delle spese può essere però problematica e difficile da gestire operativamente. Quando un dipendente paga con un proprio metodo di pagamento l’azienda deve raccogliere gli scontrini, verificare che la spesa sia effettivamente legata all’attività lavorativa, gestire le note spesa individuali e inserire tutto nei registri contabili. Inoltre, c’è il rischio che i rimborsi possano essere tassati ai dipendenti come reddito imponibile. L’Agenzia delle Entrate chiede infatti che i giustificativi siano precisi, tracciabili e inequivocabili: in caso contrario il rimborso può essere considerato come reddito da lavoro dipendente, e come tale tassato.

Per cercare di ottimizzare la rendicontazione delle ricariche delle auto elettriche ed evitare rischi di tassazione per i dipendenti, negli ultimi anni sono state sviluppate soluzioni tecnologiche che puntano a centralizzare i pagamenti, ad avere riscontri istantanei e a superare il sistema del rimborso individuale. Tra i sistemi messi a punto c’è quello di Repower, azienda energetica attiva in Svizzera da più di cento anni e che in Italia è operativa dagli esordi delle liberalizzazioni nel mercato delle forniture di elettricità e gas. Repower ha infatti recentemente attivato il suo servizio FLEET’n’PLUG, che fornisce alle aziende un portale di gestione delle ricariche delle flotte di auto elettriche dove poter organizzare i profili e rendicontare i consumi: viene creato un profilo per i dipendenti che prevede la fatturazione diretta delle ricariche all’azienda, senza quindi necessità di alcun rimborso al dipendente.

Attraverso una piattaforma dedicata, l’azienda può creare le associazioni necessarie tra driver dipendenti, azienda e veicoli, monitorare le sessioni di ricarica e ricevere un’unica fattura riepilogativa. I conducenti possono utilizzare una card RFID dedicata o l’app Recharge Around per accedere agli oltre 70mila punti di ricarica pubblici integrati nel circuito, senza anticipare costi: l’addebito viene gestito direttamente dall’azienda, che riceve un’unica fattura mensile riepilogativa per tutte le ricariche effettuate dai driver. In questo modo si eliminano i rimborsi individuali e si ottiene una visione chiara di consumi, chilometraggi e spese energetiche. Tutte le sessioni di ricarica sono tracciate e monitorabili su un unico portale: si possono vedere luogo, durata, costi e generare report per analizzare consumi e spese.

l meccanismo per cui i costi di ricarica vengono addebitati e fatturati direttamente all’azienda inoltre impedisce al dipendente di correre il rischio che queste spese vengano considerate dall’Agenzia delle entrate come un reddito tassabile.

FLEET’n’PLUG rappresenta l’ultima evoluzione che amplia ulteriormente la proposta di Repower per la mobilità elettrica alle imprese. È già disponibile sul mercato la possibilità per tutte le aziende commerciali con un parcheggio accessibile al pubblico di entrare a far parte del circuito di ricarica Repower Charging Net, per offrire un servizio in più a clienti abituali, e di passaggio, e guadagnare come fornitore di ricariche. Repower mette a disposizione strumenti di ricarica e configurazioni diverse in base al proprio spazio e alle proprie esigenze. L’azienda diventa di fatto un partner commerciale di Repower e può sempre contare su una consulenza continua e personalizzata per valorizzare la propria presenza nella rete.

Repower, attraverso il servizio FLEET’n’PLUG, punta a fornire un’offerta più completa che soddisfi le esigenze di chi deve gestire una flotta di veicoli elettrici aziendali.

Immagine di copertina: ©Repower